Modul 2 : Rekod Tak Lengkap

2.1 Pengenalan Rekod Tak Lengkap
Maksud :
Rekod tak lengkap bermaksud amalan perekodan maklumat perakaunan TIDAK MENGIKUT SISTEM CATATAN BERGU atau mengamalkan CATATAN TUNGGAL

Sebab-sebab rekod perniagaan tidak lengkap
i. Tidak mengamalkan sistem catatan bergu
ii. Catatan urus niaga yang tidak dibuat langsung
iii. Dokumen sumber urus niaga tidak disimpan secara sistematik
iv. Rekod-rekod perakaunan yang musnah atau hilang

Apakah kesan rekod tak lengkap terhadap maklumat perakaunan perniagaan?
i. Kesilapan sukar dikesan di dalam buku perniagaan. Ini menyebabkan kes penyelewengan berlaku
ii.Penyata Kedudukan Kewangan sukar disediakan
iii. Perbandingan prestasi perniagaan tidak dapat dilakukan dengan tepat
iv. Untung atau rugi sukar ditentukan
v. Imbangan Duga tidak dapat disediakan kerana kerepatan rekod diragui

Isu di sini, boleh atau tidak perniagaan mendapatkan untung atau rugi?
Disini terdapat dua kaedah yang boleh digunakan iaitu:
i. Kaedah Perbandingan
ii. Kaedah Analisis


2.2 Kaedah Perbandingan

• Kaedah ini menggunakan perbandingan Modal Awal dengan Modal Akhir untuk menentukan untung atau rugi perniagaan
• Modal boleh ditentukan menggunakan persamaan

          Modal = Aset - Liabiliti

          atau

          Modal Akhir = Modal Awal + Untung / Rugi Bersih

          atau

          Untung / Rugi Bersih = Modal Akhir - Modal Awal

• Berikut merupakan format penyata mengira modal awal dan modal akhir

•  Untuk mengira modal awal, pelajar hanya perlu mengambil kira maklumat baki awal, dengan mengenalpasti butiran aset dan liabiliti, biasa baki awal ditulis 1/bulan/tahun
• Maklumat tambahan perlu diambil dikira jika ia berkaitan, biasa soalan menguji jumlah susut nilai aset bukan semasa. Sekiranya ada, aset bukan semasa perlu ditolak terlebih dahulu
• Dalam kaedah perbandingan, terdapat format yang yang perlu dikuasai untuk mendapatkan Untung atau Rugi bersih perniagaan. Format ini ialah Penyata Mengira Untung Rugi

• Jika anda perasan, penyata mengira modal ini sebenarnya maklumat daripada bahagian Ekuiti Pemilik yang telah diubah. Ekuiti pemilik bermula dengan Modal awal+Untung bersih+modal tambahan-ambilan = Modal akhir. Penyata ini mengubah susunan Modal akhir dijadikan butiran pertama 
• Perlu diingatkan disini. Jika terdapat maklumat tambahan melibatkan Inventori, Tunai atau Bank, contohnya kes pemilik mengambil inventori,wang tunai untuk kegunaan peribadi, memasukkan modal tambahan ke dalam bank. Perkara ini TIDAK memberi kesan walaupun terdapat ayat 'Belum direkod mana-mana buku.
• Pelajar boleh mendapatkan soalan percubaan di sini untuk melihat soalan yang melibatkan kes di atas dengan lebih jelas.

2.3 Kaedah Analisis

Maksud

• Kaedah ini melibatkan pelajar perlu menganalisis semua urus niaga yang berlaku
• Ia bertujuan untuk memperolehi item jualan, belian, hasil dan belanja

Apa yang perlu dianalisis?

i. Buku Tunai

• Biasanya soalan yang diuji, buku tunai telah disediakan tetapi belum lengkap dengan baki h/b atau baki akhir. Ada juga soalan langsung tidak menyediakan buku tunai tetapi hanya wujud maklumat penerimaan dan pembayaran. Jadi pelajar perlu membuat buku tunai dengan menggunakan maklumat penerimaan (rekod di bahagian debit) dan pembayaran (rekod di bahagian kredit). Berikut merupakan contoh analisis Buku Tunai

ii. Mentaksir Jualan dan Belian

• Item Jualan biasanya diperolehi daripada penyediaan Akaun Kawalan Belum Terima. Jika wujud Jualan tunai/bank, jualan kedua-dua ini akan dijumlahkan untuk mendapatkan jumlah yang sebenar.
• Begitu juga dengan Belian, Akaun Kawalan Belum Bayar perlu disediakan jika tiada butiran belian di dalam soalan. Akaun Kawalan ini telah dipelajari di Tingkatan 4 sebelum ini. Berikut merupakan format akaun kawalan yang mesti dikuasai:

Terdapat kes soalan melibatkan akaun kawalan ini yang perlu dipatuhi. Masalah ini berlaku apabila terdapat butiran di maklumat tambahan untuk direkodkan sama ada di akaun kawalan belum terima atau akaun kawalan belum bayar.

Contoh maklumat tambahan:

1. Seorang akaun belum terima didapati muflis dan hutangnya RM100 dihapuskira sebagai hutang lapuk.

Butiran ini perlu direkodkan di Akaun Kawalan belum terima seperti biasa. Situasi ini boleh rujuk soalan nombor 4 SPM 2018 yang melibatkan diskaun diterima.

2. Seorang akaun belum terima didapati muflis dan hutangnya RM100 dihapuskira sebagai hutang lapuk. Perkara ini belum direkodkan dalam mana-mana buku.

Jika terdapat ayat mengatakan belum direkodkan mana-mana buku, butiran hutang lapuk akan direkodkan di akaun kawalan, tetapi baki akhir akaun belum terima perlu ditolakkan dengan amaun hutang lapuk tersebut. kes ini boleh berlaku di mana-mana butiran seperti diskaun diterima, diskaun diberi, pulangan belian dan pulangan jualan. 

iii. Mentaksir belanja dan hasil

• Item ini perlu diselaraskan jika wujud baki belanja belum bayar dan prabayar, hasil belum terima dan hasil belum terperoleh. Kaedah paling tepat ialah dengan menyediakan akaun hasil atau belanja yang terlibat

• Terdapat cara shot-cut jika pelajar tidak mahu mendapatkan jumlah hasil/belanja sebenar dalam akaun seperti diatas.
• Kita ambil satu contoh item Gaji;

• Daripada soalan di atas, terdapat gaji, baki gaji belum bayar awal dan baki gaji belum bayar akhir. Untuk mendapatkan jumlah yang betul tanpa penyediaan akaun ialah. Gaji + Gaji Belum Bayar akhir - Gaji Belum Bayar awal (1100+650-400). Jadi Gaji yang betul ialah 1350. Jumlah ini akan direkod di bahagian Belanja Akaun Perdagangan dan Untung Rugi. Dibawah disediakan rumus untuk mengingati pelarasan belanja dan hasil

Kaedah menjawab kaedah analisis. Soalan yang dibincangkan ialah percubaan SPM Negeri Sembilan 2018