Modul 3 : Dokumen Perniagaan sebagai Sumber Maklumat

3.1 Dokumen Perniagaan

Meupakan dokumen yang bertulis urus niaga antara peniaga dengan pembekal. Bukti bertulis penting dalam perakaunan untuk tujuan rujukan dan perekodan. Dalam satu dokumen, perkara penting yang akan diambil ialah tarikh, amaun dan  butiran urus niaga. 

Dokumen perniagaan perlu disimpan dengan sistematik adalah bertujuan:

a. Bukti bertulis menunjukkan urus niaga berlaku

b. Maklumat seperti tarikh, amaun, butiran, syarat pembayaran dan diskaun niaga diperlukan untuk perekodan

c. Sebagai rujukan pada masa akan datang

d. Sebagai bahan bukti siasatan jika berlaku kes penyelewengan yang diperlukan oleh pihak polis dan  mahkamah

e. Bukti untuk taksiran cukai pendapatan perniagaan

Terdapat 2 jenis dokumen perniagaan iaitu dokumen sumber dan dokumen bukan sumber. Dokumen Sumber merupakan dokumen digunakan untuk merekod butiran dalam perakaunan. Dokumen bukan sumber pula ialah dokumen digunakan untuk rujukan sesuatu urus niaga yang akan dan telah direkodkan. 

Carta aliran Dokumen antara Pembeli dengan Pembekal

a. Aliran dokumen bagi urus niaga secara tunai

b. Aliran dokumen bagi urus niaga secara kredit

Video Perbincangan Latihan Minda 3.1

3.2 Dokumen Sumber

1. Bil Tunai

2. Resit

3. Keratan cek

4. Baucar Pembayaran

5. Baucar Tunai Runcit

6. Slip Daftar Tunai

7. Slip Bank/Slip Deposit Bank

Apabila perniagaan memasukkan cek ke dalam akaun semasa dengan menggunakan mesin deposit cek, maka dokumen ini akan keluar dari mesin tersebut sebagai bukti cek telah dimasukkan ke dalam bank

8. Slip Pindahan Wang

9. Slip Transaksi Perbankan Elektronik

Digunakan apabila perniagaan memasukkan wang tunai ke dalam bank melalui mesin deposit tunai di bank.

10. Urus Niaga atas Talian

Apabila perniagaan menggunakan perkhidmatan bank secara atas talian, maka pihak bank akan mengeluarkan dokumen ini sebagai bukti pembayaran atau penerimaan. dokumen di atas menunjukkan perniagaan membuat bayaran kepada pihak penerima melalui Bank Islam

11. Makluman Debit

12. Makluman Kredit

13. Memo

Memo hanya digunakan oleh pemilik perniagaan. Antara urus niaga yang berlaku ialah pemilik memasukkan modal tambahan dalam bentuk wang tunai atau aset bukan semasa dan pemilik mengambil inventori atau wang tuna untuk kegunaan sendiri.

14. Invois

Invois untuk urus niaga belian. Merupakan invois ASAL dan Nama Pembekal berada di atas

Invois untuk urus niaga jualan secara kredit. Merupakan invois SALINAN dan Nama Pelanggan berada di bawah

15. Nota Debit

Nota Debit digunakan apabila pembekal terkurang caj kepada pelanggannya. Urus niaga ini hana berlaku dalam bentuk kredit ataupun hutang. Apabila menerima Nota Debit yang ASAL, maka ia adalah untuk urus niaga Belian secara kredit

16. Nota Kredit

Apabila berlaku pembekal tersalah hantar barang yang dipesan atau barang tmengalami kerosakan, maka Nota Kredit akan digunakan. Ianya berlaku bagi urus niaga secara kredit. Dokumen ASAL di atas menunjukkan pelanggan menerima dokumen tersebut dan direkodkan sebagai butiran Pulangan Belian.

17. Bil Bayaran (Kadar Bayaran)

Bil bayaran ini termasuklah bil elektrik, air, internet dan bil langganan saluran seperti astro

18. Folio Pelanggan

Merupakan dokumen yang disediakan oleh perniagaan yang menyediakan perkhidmatan seperti perubatan, perhotelan, pos dan kurier, hospital dan guaman. contoh di atas ialah untuk caj perhidmatan guaman untuk menguruskan pembelian tanah.

Video Perbincangan Latihan minda 3.2 

3.3 Dokumen Bukan Sumber

i. Penyata Akaun

• Penyata yang dikeluarkan oleh pembekal kepada pelanggannya sebagai peringatan tentang jualan, bayaran dan baki yang belum dijelaskan.
• Dalam penyata akaun, nombor invois yang masih tertunggak dinyatakan bersama-sama jumlah bakinya. Syarat pembayaran juga dinyatakan dengan jelas.
• Pada kelazimannya, jika semua invois telah dijelaskan, maka penyata akaun tidak akan dikeluarkan kepada pelanggan.

ii. Penyata Bank

• Penyata bulanan yang menyenaraikan semua urus niaga yang dibuat melalui bank.
• Dikeluarkan oleh pihak bank kepada pemegang akaun.
• Maklumat yang terkandung dalam Penyata Bank adalah seperti baki awal tunai di bank, senarai urus niaga yang akaun didebitkan, senarai urus niaga yang akaun dikreditkan dan baki tunai di bank pada akhir bulan.
• Setelah menerima Penyata Bank, peniaga perlu menyemak semua urus niaga dalam Penyata Bank dengan catatan akaun bank dalam Buku Tunai.
• Baki akhir Buku Tunai hendaklah sama dengan baki akhir Penyata Bank.
• Sekiranya baki akhir Buku Tunai tidak sama dengan baki akhir Penyata Bank, maka baki-baki ini perlu diselaraskan dengan menyediakan Penyata Penyesuaian Bank.

Video perbincangan soalan objektif