Modul 4 : Buku Catatan Pertama
Buku catatan pertama merupakan catatan asal dan merekodkan segala urus niaga. Catatan ini diperolehi daripada urus niaga atau dokumen perniagaan.
Terdapat 3 jenis Buku Catatan Pertama
- Jurnal
- Buku Tunai
- Buku Tunai Runcit
Kegunaan Buku Catatan Pertama untuk mengurangkan kesilapan dan ketinggalan catatan urus niaga perniagaan.
Merupakan catatan asal yang digunakan untuk merekod semua urus niaga (selain urus niaga secara tunai atau cek) perniagaan mengikut urutan tarikh.
Berikut merupakan format Jurnal Am dan jenis urus niaga yang boleh direkod
4.2.1 Catatan pembukaan
4.2.3 Jualan aset bukan semasa secara kredit/hutang
4.2.4 Ambilan barang niaga
4.2.5 Ambilan aset bukan semasa
4.2.6 Memasukkan modal tambahan selain tunai dan bank
4.2.7 Catatan penutupan (untuk akaun hasil dan belanja)
4.2.8 Catatan pelarasan
4.2.9 Pembetulan kesilapan
4.2.10 Realisasi
Jurnal khas digunakan untuk merekod urus niaga yang kerap berlaku dalam perniagaan. Jurnal ini merekod urus niaga jualan dan belian barang/inventori yang dijual.
Jurnal Khas terbahagi kepada 6
- Jurnal Belian
- Jurnal Pulangan Belian
- Jurnal Jualan
- Jurnal Pulangan Jualan
- Jurnal Penerimaan Tunai
- Jurnal Pembayaran Tunai
4.3.1 Jurnal Belian
Digunakan untuk merekodkan belian barang niaga dan perkhidmatan secara kredit/hutang. Dokumen rujukan ialah Invois asal dan Nota Debit asal. Berikut merupakan format dan contoh perekodan dalam Jurnal Belian
4.3.2 Jurnal Pulangan Belian
Digunakan untuk merekodkan pulangan belian barang niaga dan perkhidmatan secara kredit/hutang. Dokumen rujukan ialah Nota Kredit asal. Berikut merupakan format dan contoh perekodan dalam Jurnal Pulangan Belian
4.3.3 Jurnal Jualan
Digunakan untuk merekodkan jualan barang niaga dan perkhidmatan secara kredit/hutang. Dokumen rujukan ialah Invois salinan dan Nota Debit salinan. Berikut merupakan format dan contoh perekodan dalam Jurnal Jualan
4.3.4 Jurnal Pulangan Jualan
Digunakan untuk merekodkan pulangan jualan barang niaga dan perkhidmatan secara kredit/hutang. Dokumen rujukan ialah Nota Kredit salinan. Berikut merupakan format dan contoh perekodan dalam Jurnal Pulangan Jualan
Digunakan untuk merekodkan semua penerimaan tunai dan cek (bank)
Jurnal ini juga merekodkan penerimaan hasil dari jualan, kutipan akaun belum terima, diskaun diberi dan lain-lain akaun
Jika Jurnal ini disediakan, penyediaan Lejar tidak perlu dibuat lagi kerana ianya sudah menunjukkan segala akaun dalam Jurnal Penerimaan Tunai.
Berikut merupakan format dan contoh perekodan dalam Jurnal Penerimaan Tunai
4.3.6 Jurnal Pembayaran Tunai
Digunakan untuk merekodkan semua pembayaran tunai dan cek (bank)
Jurnal ini juga merekodkan belian, bayaran kepada Akaun Belum Bayar, diskaun diterima, dan lain-lain akaun (contohnya belanja am, kadar bayaran)
Jika Jurnal ini disediakan, penyediaan Lejar tidak perlu dibuat lagi kerana ianya sudah menunjukkan segala akaun dalam Jurnal Pembayaran Tunai.
Berikut merupakan format dan contoh perekodan dalam Jurnal Pembayaran Tunai
4.4 Buku Tunai
Buku Tunai merupakan gabungan Akaun Tunai dan Akaun Bank. Diskaun di Buku Tunai merupakan diskaun tunai yang diterima daripada pembekal dan yang diberi kepada pelanggan. Ia memudahkan urusan merekod urus niaga secara tunai dan secara cek/bank. Buku Tunai juga dianggap Lejar yang merekodkan penerimaan dan pembayaran tunai atau cek untuk semua jenis urus niaga perniagaan.
Catatan di sebelah Debit (kiri) merupakan catatan penerimaan wang tunai/bank, manakala di sebelah Kredit (kanan) merupakan catatan pembayaran wang tunai/bank. Diskaun diberi berada di sebelah debit dan diskaun diterima dicatat sebelah kredit Buku Tunai.
Berikut merupakan format Buku Tunai
Buku Tunai Runcit (BTR) digunakan untuk merekod urus niaga yang mempunyai amaun-amaun kecil. Urus niaga ini akan direkodkan di BTR terlebih dahulu sebelum dipindahkan ke Lejar. Analisis Bayaran di bahagian kanan BTR merupakan Akaun/Lejar yang akan dipindahkan.
Tujuan penggunaan BTR
- mengurangkan catatan belanja bagi amaun yang kecil
- Mengelakkan pembayaran dengan cek bagi amaun yang kecil
Sistem Panjar digunakan bagi menguruskan dana runcit perniagaan. Setiap awal bulan juruwang atau kerani kewangan akan mengeluarkan tunai atau cek untuk perbelanjaan kecil ini. Ianya juga dikenali sebagai Tunai Runcit. Setiap hujung/akhir bulan akan dihitung jumlah yang telah dibelanjakan. Kemudian sekeping cek akan dikeluarkan untuk rekupmen ataupun pemulangan semula jumlah yang dibelanjakan.
Untuk mudah difahami, boleh rujuk format BTR dan contoh urusniaga seperti berikut
